Profesjonelt nettbasert medlemssystem/medlemsregister for web

 

 

Funksjonsoversikt


Innledning

RegWeb medlemssystem (RWM) er et nettbasert medlemsregister med flere brukernivåer. Systemet bruker Ajax/Web2 teknologi som gjør det mulig å jobbe på samme måte som du jobber i Windows eller Mac, men alt foregår i en nettleser. Alt er dynamisk og ikke statisk som man er vant til. Systemet gjør det mulig for foreninger å holde orden på medlemsmassen og eventuelt underforeninger samt sende ut kontingent til ett eller flere medlemmer.

Under har vi listet opp noen av funksjonene i RegWeb medlemssystem. Dette er bare en brøkdel av alle funksjonene som finnes og flere legges til fortløpende – kontinuerlig utvikling.
Innledning
 


Medlemseditor

I medlemseditoren behandler man alle medlemmer i organisasjonen. Her legger vi til nye medlemmer, sender faktura, purring, kreditnota og så videre.


Foreningseditor

I foreningseditoren behandler man underorganisasjoner. Her legger vi til nye organisasjoner og hvis man har aktivert samlefaktura kan vi sende ut faktura, purring, kreditnota og så videre til hver underforening.


Valgfrie felt

Foreningen kan enkelt bygge store deler av RegWeb medlemssystem selv med valgfrie felt og tabeller.
Merk! Når de valgfrie feltene er definert i systemet kan man bruke disse i søk, rapporter, eksport, nettinnmelding med mer. De blir en del av systemet og forvaltningen av medlemsinformasjonen.


Telefonkatalogoppslag

Søk direkte i telefonkatalogen og sett inn eller oppdater informasjon direkte i RegWeb. Enormt tidsbesparende. Alt man trenger for å legge inn et nytt medlem i RegWeb er medlemmets telefonnummer eller navn. I Eksempelet under skal vi legge til Ole Edward Olsen. 1. Klikker på etiketten ”Etternavn/Firma” for å åpne telefonbok søk. 2. Skriver inn navnet ”Ole Olsen” og 3. trykker ”Sett inn data”. Medlemmet er lagt inn i RegWeb.


Nyhetsbrev

Send ut nyhetsbrev til ett eller flere medlemmer via E-mail.
Merk! Alle brev som sendes ut kan gjøres personlig ved å bruke navn eller annen informasjon for å henvende deg til medlemmer. Da bruker du bare konstanter.


OCR Giro modul - Sett medlemmer automatisk til betalt

Man kan enkelt laste ned OCR filer fra banken og kjøre disse rett inn i RegWeb medlemssystem, og medlemmenes kontoer blir satt til betalt-/ ikke betalt automatisk. KID-nummer blir som vanlig avtalt med Nets (BBS) på forhånd.


Kontingent

Systemet er unikt i måten kontingent blir behandlet. Produkter og kontingenter blir behandlet på samme måte som produkter. Denne måten å styre kontingenter på gjør systemet svært fleksibelt. Medlemstypene bestemmer kontingentsatsene. Medlemstypen som settes på medlemmet bestemmer hvilket beløp det vil stå på fakturaen medlemmet mottar.
Velg utsendelsemetode:
  • Brev
  • E-post
Velg fakturatype:
  • Standard faktura
  • Faktura med medlemskort
  • Blank faktura - faktura uten beløp


Nettinnmelding

Nettinnmelding. Kan kobles til foreningens eksisterende hjemmeside, slik at nye medlemmer legges inn automatisk.


Produkter

Behandling av produkter som foreningen har for salg er enkelt i RegWeb Medlemssystem. Legg inn produkter i produktlisten og man kan enkelt sende faktura til kunder og medlemmer.
Velg produkttype:
  • Standard produkt
  • Periodisk produkt


Dokumenter

Hvert medlem kan ha et ubegrenset antall dokumenter tilknyttet seg med dokumentarkivmodulen.
Merk!Både dokumenter og bilder kan lagres for hvert medlem.


Notater

Hvert medlem kan ha et ubegrenset antall notater. Notater kan deles inn i egendefinerte kategorier. Oversikt over alle notater for alle medlemmer ligger under "Notater" på venstre side i skjermbildet. Merk også:
  • Notater kan deles inn i egendefinerte kategorier
  • Egendefinerte notatmaler (ferdige tekster) kan settes opp


Brukerroller

I RegWeb Medlemssystem har man flere forskjellige nivåer av tilgang. For eksempel har hvert medlem tilgang til "Sin side". Underforeninger har tilgang til "sine" medlemmer.


Aktiviteter

Aktiviteter brukes for å holde orden på hvilke medlemmer som skal være med på forhåndsbestemte aktiviteter i regi av organisasjonen. For eksempel: kurs, møter, konferanser med mer.
Merk!Aktivitetsmodulen har også nettpåmelding slik at man kan melde seg på aktiviteter via foreningens nettside.


Betaling- og slektsrelasjoner

En mor eller far ønsker ofte å betale for barn eller andre familiemedlemmer som er medlem av foreningen. Foreningen sender da ut en faktura med alle medlemmene. Man kan også holde oversikt over hvem som er i slekt.


Historikk over endringer

Denne loggen viser alle forandringer som har blitt gjort på det medlemmet som vises i "Personalia". For å vise loggen i et utskriftsformat, klikk på "Rapport". Fjern haken i avhukningsfeltet "Utsjekk" dersom endringen ikke skal vises i rapporten. Andre nyttige logger i RegWeb er:
  • Logg over innlogginger
  • Nye medlemmer logg
  • Endringslogg for alle medlemmer


Kontroll av doble medlemmer

Det er 2 måter man kan sjekke om et medlem eksisterer:
  • I personalia når man legger inn et nytt medlem (automatisk)
  • Sjekk av doble medlemmer under verktøy (manuell)

Merk Automatisk sjekk av doble medlemmer kan konfigureres pr. organisasjon. Ønsker man for eksempel å kun sjekke et personnr. felt slik at man ikke legger inn to medlemmer med samme personnr. vil det være enkelt å sette opp.


Sikkerhetskopi (Backup)

Generelt kan man lage en sikkerhetskopi av hele systemet, samt gjenopprette systemet tilbake til slik det var før en sikkerhetskopi ble laget. Dette er bare 1 av 3 metoder som brukes for å ta sikkerhetskopi. De 2 andre metodene er:
  • Automatisk sikkerhetskopi i vårt datasenter
  • Sikkerhetskopi internt hos RegWeb service og support (RSS)


Søk og filter

Filter er et avansert søkeverktøy som gjør at man kan søke på absolutt alle felt i RegWeb, inklusive alle valgfrie felt. Filter kan brukes i kombinasjon med søkemerke og etiketter for å søke i grupper.


God oversikt med statusikoner

På hvert medlem i medlemslisten, kan det vises 10 forskjellige ikoner (R = Relasjoner. H = Hendelselogg. A = Aktivitet. D = Dokument. E = Etikett. N = Notat. SF = Samlefaktura. S = Slekt. G = Gave. V = Vervhistorikk). Disse ikonene vises kun dersom det er brukt en av disse funksjonene på medlemmet. Tallene foran ikonene viser hvor mange elementer medlemmet har på de forskjellige funksjonene.


SMS modul

Med SMS modulen kan man sende ut SMS til ett eller flere medlemmer rett fra RegWeb medlemssystem - enkelt! SMS modulen er tett integrert i RegWeb og er svært enkel i bruk.
Merk SMS modul er ikke en standard modul i RegWeb medlemssystem. Be om pris!